Privacyverklaring Notarishuis Hoevelaken
Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Naam kantoor: Notarishuis Hoevelaken
Adres: De Wel 2A
Postcode / Plaats: 3871 MV
Contactpersoon: José Buitenhuis
e-mailadres: jbuitenhuis@notarishuishoevelaken.nl
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt, behoudens hierna vermeld.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig (en mogelijk) zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Als ons kantoor adviezen en overige diensten verleent met uw persoonsgegevens, doet hij dit in het kader van uw opdracht. Deze opdracht heeft invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
1. De notaris zal in het kader van uw opdracht bepaalde (persoons)gegevens in het document zetten. Uw gegevens worden dus op basis van uw opdracht verwerkt.
2. De notaris moet de documenten op basis van wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld het Burgerlijk Wetboek, de WWFT of de Archiefwet) bepaalde documenten voor een bepaalde tijd bewaren.
3. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
4. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
- Openbare registers, waaronder het Kadaster
- Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
- hypotheekadviseur of advocaat, accountant/fiscalist/boekhouder;
- Schenker;
- testateur/testatrice.
Voor de verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:
De verwerking van NAW, geboortedatum, geboorteplaats van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
Uitvoeren opdracht Cliënt;
Uitvoering overeenkomst
De verwerking van NAW, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, gegevens legitimatiebewijs, telefoonnummer en e-mail adres van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
Uitvoeren opdracht Cliënt door tussenkomst van Makelaar en/of Intermediair, bijv. tussenpersoon hypotheek, accountant of fiscalist;
Uitvoering overeenkomst en/of toestemming.
De verwerking van Naam, geboortedatum, geboorteplaats, gegevens legitimatiebewijs van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
Bevestigen echtheid handtekening op verzoek;
uitvoering overeenkomst
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren of indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. Soms is het verplicht uw gegevens door te sturen zonder uw toestemming en zonder dat dit aan u kenbaar wordt gemaakt (bijvoorbeeld op grond van de WWFT/Melding Ongebruikelijke Transactie (MOT))
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
- (Rijks-)overheidsinstanties en Openbare registers, zoals kadaster, kamer van koophandel Centraal (Levens)testamentregister, rechtbank.
- Banken, verzekeraars, tussenpersonen, vereniging van eigenaren;
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie zonder uw toestemming.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard. Dit betekent dat in veel gevallen uw gegevens lang bewaard moeten worden op grond van wettelijke regelgeving voor notarissen.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Echter, staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze wettelijk niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen volgens de AVG. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor hecht er aan om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en een ongeoorloofd gebruik van uw gegevens tegen te gaan. Het kan, zoals hiervoor vermeld, echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt of WWFT.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u opmerkingen, vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via onze contactpersoon, zoals hierboven vermeld.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.